Todo empresário, independentemente do tamanho da sua empresa, deve manter a suas contas a pagar organizadas em uma pasta ou planilha. Porém, se engana quem pensa que elas se resumem aos boletos que estão por vencer.
Quando falamos de contas a pagar de uma empresa a lista é um pouco mais extensa. Isso porque é preciso considerar não apenas aquelas contas do mês, como aluguel, água, luz e telefone. Na lista devem ser considerados também os pagamentos aos fornecedores, os tributos e as obrigações trabalhistas.
O ideal é ter em vista a lista de conta a serem pagas por pelo menos 12 meses. Ou seja, em janeiro de 2020 você já deve ter listado quais são as despesas que terão que ser cobertas até dezembro de 2020. Além de manter as suas finanças organizadas, essa estratégia pode trazer uma série de benefícios para o negócio.
1. Crie as bases para sua organização
Organização é palavra-chave para qualquer negócio. Não há como ser bem-sucedido se você não planejar as suas ações com antecedência. Para isso, será preciso montar as suas bases de organização, por mais simples que elas sejam. O importante é ter um ponto de partida.
Um bom controle financeiro pode começar com uma simples planilha. Nela devem ser registrados todos os pagamentos que precisam ser feitos e as suas respectivas datas de vencimento.
Portanto, inclua na lista as contas mensais, as despesas com fornecedores, conforme elas forem surgindo e também os impostos e tributos que precisam ser pagos. Caso sua empresa tenha funcionários, já preveja a necessidade de pagar o décimo-terceiro salário no mês de dezembro.
2. Atribua responsabilidades de atualização
O documento no qual você gerencia as contas da empresa deve ser acessado diariamente. Por isso, costumamos dizer que ele deve funcionar de forma dinâmica: se um pagamento foi realizado, então registre-o imediatamente. Se uma nova dívida foi gerada, registre-a da mesma forma.
Por essa razão, é importante que esse registro seja atribuído como responsabilidade de alguém. Em uma empresa de pequeno porte, provavelmente é você mesmo quem fará esse papel. Em companhias que contam com alguns funcionários, o ideal é indicar um colaborador para essa tarefa.
O importante é ter em vista que os registros não devem ser deixados para depois. Essa centralização evita que dados sejam perdidos e que a falta de padronização torne a planilha confusa para o empresário.
3. Conheça as suas necessidades
Para empresas de pequeno porte, por exemplo, uma simples planilha pode ser um ótimo ponto de partida para esse tipo de registro. Porém, à medida que aumenta o volume de notas emitidas, aumenta também a necessidade de buscar soluções que agilizem o trabalho.
Nesse momento, alguns softwares simples de gestão financeira podem ser uma ótima alternativa. Soluções como o Sage NF-e Plus + Gestão Financeira que, além de na emissão de notas fiscais eletrônicas, também possuem Módulo de Gestão Financeira, além de profissionalizarem de vez o seu negócio, facilitam a sua vida na hora de lidar com a burocracia.
4. Utilize os registros a seu favor
Empresas que fazem o registro de suas contas a pagar levam vantagem em diversos aspectos. Um dos benefícios dos quais você pode se aproveitar é o da reserva financeira para as despesas, o que ajuda a reduzir impactos no orçamento.
Pense, por exemplo, no décimo terceiro salário dos funcionários, que precisa ser pago no mês dezembro. É comum que as empresas “deixem para a última hora”, sobrecarregando o orçamento do último mês do ano.
Uma vez que você já tenha esse gasto previsto no orçamento, pode ser uma boa ideia diluir esse valor ao longo dos meses. Isso certamente suavizará o impacto dessa despesa em um único mês, além de permitir uma certa rentabilidade ao valor reservado ao longo do ano.
5. Negocie descontos se for possível
Saber com antecedência quais são os pagamentos que precisam ser realizados pode ser um ponto positivo também no que diz respeito à negociação. É sabido que quando pagamos alguma coisa à vista o valor tende a ser menor do que seria se fosse pago à prazo.
Se houver dinheiro em caixa disponível, com certos fornecedores pode valer a pena antecipar pagamentos. Para isso, verifique primeiro qual é o desconto que pode ser concedido. Depois, calcule onde há maior lucratividade: é melhor deixar o dinheiro rendendo ou o desconto por antecipação é maior?
Se o desconto for interessante, vale a pena efetuar o pagamento de forma antecipada. No final das contas, essa economia representará uma maior lucratividade para a sua empresa. Porém, lembre-se: esse tipo de negociação só funciona se tudo estiver organizado.
Gerenciar as suas contas: essencial para o sucesso
Como você pôde perceber, motivos não faltam para que você adote hoje mesmo um controle rígido sobre as suas finanças empresariais, especialmente no que diz respeito às contas a pagar.
Essa previsão do que virá pela frente auxilia o empresário a se planejar melhor, evitando que certos meses fiquem sobrecarregados, especialmente aqueles em que a sazonalidade pesa de forma negativa.
A base para que isso seja possível é o registro. Ele deve ser feito diariamente e deve haver um responsável por essa atribuição. Sempre que possível, identifique oportunidades de desconto ou de provisionamento para que a distribuição dos gastos seja mais igualitária ao longo dos meses.
